Elektronische Geschäftsbriefe
Vorab ist festzuhalten: Längere elektronische Geschäftsbriefe sollten als Anhang einer E-Mail versand werden. Die nachstehenden Punkte beziehen sich daher speziell auf geschäftliche Mitteilungen über die Eingabemaske bei E-Mailprogrammen.
Das Anschriftfeld
Grundlegend werden beim Versenden einer E-Mail, durch den Anbieter bzw. die verwendete Software, mindestens drei Felder zu richtigen Adressierung angeboten: Anschrift, Verteiler und Betreff. Selbsterklärend ist, dass die Anschrift bzw. der Empfänger in die Anschriftzeile einzutragen ist und bei mehreren Adressaten die weiteren Adressen über den Verteiler benannt werden. Die Betreffszeile bei elektronischen Geschäftsbriefen ist ebenfalls generell auszufüllen. Über den Betreff wird bestenfalls in einem Wort oder stichpunktartig der oder die Empfänger über den Inhalt der e-Mail informiert. Zusätzlich wird dadurch eine optimale Bearbeitung und Verwaltung eingehender Geschäftsbriefe gewährleistet.
Der Geschäftsbrief
Im eigentlichen Textfeld wird die Anrede beginnend an der Fluchtlinie (= gleichmäßige Verlauf der Zeilenanfänge) platziert, endet mit einem Komma und ist durch eine nachstehende Leerzeile vom restlichen Text abgesetzt. Anreden sind in elektronischen wie in analogen Geschäftsbriefen ein fester Bestandteil nach DIN 676.
Der nachfolgende geschäftliche Sachverhalt beginnt ebenfalls an der Fluchtlinie und wird als Fließtext ohne Wortrennung erfasst. Absätze sind durch eine Leerzeile hervorzuheben.
Gleichermaßen ist vor und nach einer kompletten Aufzählung jeweils eine Leerzeile zu setzen. Gehen einzelne Aufzählungsinhalte über eine Zeile hinaus, so folgt bereits nach jedem Aufzählungsglied eine Leerzeile. Bei Bedarf können, unter Voraussetzung der zu beachtenden Leerzeilen, Aufzählungen auch mehrstufig mit der entsprechenden Gliederung (1. – 1.1 – 1.2 etc.)dargestellt werden.
Abschnittsüberschriften werden wie zuvor durch eine Leerzeile vom vorhergehenden und nachfolgenden Text abvorgehoben. Abschnittsnummern, bei Überschriften sowie Inhaltsverzeichnissen, schließen ohne Punkt ab und beginnen stets an der Fluchtlinie. Folgen einer Überschrift ein oder mehrere Unterpunkte, so ist die Gliederung der Abschnittsnummer durch Punkte zwischen den Zahlen zu verdeutlichen.
Werden Fußnoten (arabische Ziffern) verwendet, sind diese hochgestellt am Ende des jeweiligen Begriffs bzw. Satzes anzuhängen. Die Erklärung erfolgt am Fuß der Seite und wird über eine Leerzeile und einen Fußnotenstrich vom übrigen Text abgegrenzt. Der Inhalt der Fußnote wird mit einfachem Grundzeilenabstand geschrieben. Bedarf der gesamte Text nicht mehr als drei Fußnoten, so sind alternativ Sonderzeichen erlaubt.
Abgeschlossen wird ein Geschäftsbrief mit einem Gruß sowie Kommunikations- (Tel., Fax) und Firmenangaben. Entsprechend dem elektronischen Briefverkehr dürfen auch die e-Mail- und/oder Internetadresse nicht fehlen.